Мероприятия по внедрению нового программного обеспечения

Программное обеспечение в ООО «Артель-Сервис» - это комплекс программ для обработки и создания электронных макетов (PhotoShop, Illustrator, InDesign и др.), офисные программы (Word, Excel), 1С: Бухгалтерия. Эти программы установлены на персональных компьютерах в последних версиях и соответствуют современным требованиям.

Также в типографии используется программа Microsoft Access, в которой учитываются принятые заказы, их технические параметры и стоимость. Данная программа была создана директором типографии 14 лет назад.

Таблица 3.3 - Предварительная оценка по выручке при привлечении заказов на книги КБС

Перечень заказов данная программа позволяет вести, однако нет возможности контролировать выполнение заказа на различных этапах, создания графика работ, контроля за потреблением материальных ресурсов. А в современной типографии - это очень важные требования.

В кругах полиграфистов достаточно известна программа «PRINT-EXPERT», предлагаю рассмотреть ее для внедрения в типографию ООО «Артель-Сервис». Система управления полиграфической организацией «PRINT-EXPERT» - это программа, которая без лишних усилий позволит рассчитать стоимость и время производства заказа не зависимости от сложности и объема работ, а также обеспечит прозрачность прохождения заказом всех стадий от обращения клиента до отгрузки готовой продукции.

Возможности программы не ограничиваются какими-либо конкретными видами оборудования и сферами деятельности. В равной степени легко она может быть сконфигурирована под любое сочетание видов оборудования.

В программу могут быть заложены практически любые алгоритмы расчетов, используемых в типографии. Поэтому внедрение программного комплекса не потребует изменения существующих бизнеспроцессов.

Задачи, решаемые программным комплексом PRINT-EXPERT:

формирование единого информационного пространства на предприятии;

сокращение временных затрат персонала, связанных с регистрацией и выполнением заказов;

отражение всех стадий прохождения заказа через типографию;

формирование клиентской базы в соответствии заданным набором характеристик;

анализ загруженности оборудования, временной и финансовый;

анализ структуры заказов, количественный и финансовый;

финансовый анализ деятельности типографии.

Функционал программного комплекса PRINT-EXPERT, реализующий эти задачи:

калькуляция заказа;

формирование технологической карты заказа;

построение очереди заказов;

формирование смен на оборудование;

складской учет материалов и готовой продукции;

планирование контактов с клиентами, ведение истории взаимодействия с клиентами;

регистрация загруженности оборудования;

регистрация фактических затрат на выполнение заказов;

контроль поступления платежей от клиентов по выполненным заказам;

планирование работы менеджера по загрузке типографии.

Конфигурирование и внедрение программы PRINT-EXPERT может производится с участием сотрудников фирмы-поставщика и включает в себя следующее:

установка программного комплекса PRINT-EXPERT;

разработка системы расчета заказов под прайс-лист типографии и сложившиеся бизнеспроцессы;

адаптация и доработка форм документов для печати (коммерческое предложение, договор с контрагентом, приложение к договору, технологическая карта и др.) под требования типографии;

настройка системы расчетов комиссионного вознаграждения менеджеров;

настройка системы расчетов заработной платы сотрудников производственных цехов;

настройка системы разграничения прав доступа;

разработка нестандартных отчетов;

интеграция с другими учетными системами (например, 1С бухгалтерия);

прочие изменения и доработки, необходимые для достижения поставленных целей.

Таким образом, данная программа значительно улучшит работу сотрудников типографии:

) Составление графика работ внесет четкое понимание работников производственных отделов/участков в какой очередности они должны выполнять заказы.

В данным момент менеджеры вынуждены «дергать» производственных работников, поскольку не всегда выполняется заказ, который должен раньше сдаваться заказчику по времени.

Таким образом, будет обеспечена работа в более спокойной обстановке и для менеджеров, и для производственных работников. А это в свою очередь увеличит время на выполнение заказов, а не на споры и соответственно увеличит результативность труда.

) Составление графика работ также дает возможность менеджерам правильно ориентировать заказчиков по срокам изготовления продукции. А также по некоторым видам продукции (например, визиткам, листовкам) позволит озвучивать меньшие сроки, что обеспечит большую конкурентоспобность полиграфичексих работ типографии.

) Данная программа обеспечит контроль за расходом материальных ресурсов, а значит появиться возможность своевременно заказывать бумагу, тонер и др. В данный момент периодически возникают ситуации, когда на складе нет нужных материалов, заказчики не готовы ждать несколько дней поставок. Поэтому возможность контроля за материальными ресурсами также может повысить результативность труда.

Интересное из раздела

Экономическое значение денег
Деньги стихийно выделились из массы товаров в результате развития товарообмена. На различных этапах исторического развития роль денег выполняли сначала товары, затем благородные металлы, чему спо ...

Экономический расчет работ по гидравлическому разрыву пласта
Гидравлический разрыв пласта является наиболее распространенным методом воздействия на призабойную зону. Сущность этого процесса заключается в нагнетании в проницаемый пласт жидкости при давлен ...

Предприятие, цели создания и принципы функционирования
Наиболее важное место в социально-экономическом развитии общества занимает предпринимательская деятельность. Субъектом предпринимательской деятельности является прежде всего фирма. Фирма - основно ...